Laadukas tiedonhallinta mahdollistaa, että suunnitteluprosessin ja rakentamisen aikana kerääntynyt informaatio voidaan siirtää kohteen elinkaaren kannalta oleellisimpaan vaiheeseen eli kunnossapitoon. Esimerkiksi sillan suunnittelu ja rakentaminen kestää muutamia vuosia, mutta sen käyttöikä voi olla jopa sata vuotta.
Dokumenttipohjaisella työskentelyllä on suuri taloudellinen arvo. Meistä jokainen tekee useita dokumentteja päivässä, eikä ole samantekevää, miten niiden tallennus ja ylläpito on organisoitu. Meille kaikille on tuttua perinteisen levynkulmatallennuksen ongelmat eli oikeaa dokumenttia on vaikea löytää alikansioiden viidakosta.
Dokumenttipohjainen tiedonhallinta
Dokumentista tulee asiakirja, kun siihen liitetään organisaation vaatimat viite- eli ominaisuustiedot ohjaamaan dokumentin käyttöä ja säilytystä. Rakennusalalla käytetään paljon tiedostoja, jotka ovat tiedon formaali esitystapa, kuten esimerkiksi IFC- tai dxf-muotoinen aineisto. Organisaatiot voivat hakea tehokkuutta dokumenttihallintaan esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuuden (eläköityminen, vuokratyövoima) tai hankkeiden pitkän keston (vuosikausien kaavoitushankkeet) vuoksi.
Dokumenttipohjainen tiedonhallinta ei ole useinkaan periaatteiltaan teknisesti monimutkaista tai erityisen haastavaa, mutta siinä puututaan työntekijän vapauteen tehdä omaa työtään ja tallentaa dokumentteja niin kuin itse näkee parhaaksi. Tiedonhallintaprojektilla pyritään aina yhtenäistämään organisaation toimintamalleja ja perinteisiä työketjuja. Tiedonhallintaprojekti vaatiikin käytännössä aina myös muutosjohtamista, jossa oma joukkue ohjataan hyödyntämään uutta toimintamallia. Tätä asiaa ei saa toteutusprojektia suunniteltaessa aliarvioida.
Tiedonhallintaprojektin ensimmäiset askeleet
Miten hallittu tiedonhallintaprojekti aloitetaan? Luettelen seuraavassa seitsemän asiaa, joiden avulla kartoitamme, millainen tiedonhallintaratkaisu ja millaiset käytännöt asiakastamme parhaiten palvelevat.
1. Toimintaprosessit
- Uudet toimintatavat asettavat suuria vaatimuksia digitaalisen aineiston laadulle ja toimintaprosesseille. Esimerkiksi aineiston julkaisu edellyttää selkeää taustaprosessia, jossa määritellään milloin ja kuka saa kyseistä aineistoa nähdä.
- Mitä enemmän on tiedon julkaisutapoja (esimerkiksi mobiilikäyttö) sen tärkeämpää on huolehtia taustaprosessien toimivuudesta. Yhteisesti sovituilla toimintaprosesseilla varmistetaan esimerkiksi se, että työmaalla on käytössään varmasti se viimeisin suunnitelmaversio.
2. Sisältövaatimukset
- Dokumenttien luokittelu eli dokumenttien meta- tai ominaisuustietojen määrittely on keskeinen tarve. Järjestelmän tulee tukea asiakaskohtaisten ominaisuustietojen määrittelyä, joka tosin usein tehdään liiankin tarkasti. Pitkien asiasanojen valintalistat tuntuvat turhilta, sillä ihminen havaitsee ensimmäiset 5+3 vaihtoehtoa.
- Järjestelmään mahdollisesti sisäänrakennettu tiedon sisältöhaku vähentää tarvetta ominaisuustietojen määrittelylle, mutta ei kokonaan poista sitä.
3. Pääsynhallinta
- Pääsynhallinta eli käyttöoikeudet ovat keskeisessä asemassa tiedon käyttöön liittyen: kuka saa nähdä ja mitä dokumentteja. Useimmiten käyttöoikeudet pystytään määrittämään ryhmäkohtaisesti esimerkiksi suunnittelija-tarkastaja-tilaaja -ryhmien avulla, mutta erityistilanteissa, kuten pää-, sivu- ja aliurakoissa, voi pääsynhallinta olla moniulotteistakin.
4. Teknologiset vaatimukset
- Järjestelmän tulee tarjota nykyaikaiset ja helppokäyttöiset käyttöliittymät. Esimerkiksi mobiilikäyttö on tätä päivää. Samaan tietoon voi olla monta erilaista lähestymistapaa.
- Käyttöliittymien loogisuutta ja helppokäyttöisyyttä ei voi kyllin korostaa. Tarvittaessa on toteutettava räätälöityjä käyttöliittymiä.
5. Integroituminen olemassa oleviin järjestelmiin
- Niitä voivat olla toiminnanohjausjärjestelmä, kunnossapitojärjestelmä, Office-ympäristö, suunnittelujärjestelmät yms.
6. Tiedon yksilöinti tai keskittäminen helpommin hallittavaksi
- Kohdekooditus luodaan rakennusosien avulla, jolloin esimerkiksi koodi R1K3H313L0001 tarkoittaa tiettyä ketjua rakennus-kerros-huone-laite. Koodi on avain tietojen yhdistämiseen suunnittelusta rakentamisen kautta ylläpitoon. Mitä aikaisemmin omaisuus yksilöidään koodein, sitä suurempi hyöty siitä saadaan, ja tietojen yhdistely helpottuu.
7. Tarve erityisratkaisuille
- Erikseen toteutettavat ratkaisut paikannus- ja tietomallinnustarpeisiin. Rakennus- ja infra-alalla kohteiden paikannus ja tietomallinnus ovat usein keskeisiä vaatimuksia, jolloin dokumenttihallintaratkaisun on tuettava kyseisiä toimintoja.
Ratkaisu koko rakennushankkeen projektihallintaan
Niin infra- kuin rakennushankkeenkin jokainen vaihe synnyttää huomattavan määrän dataa eli sen tuottaminen ei ole ongelma. Haasteen muodostaa oleellisen informaation löytäminen datamassan seasta sekä se, miten data siirretään laadukkaana hankkeen vaiheesta seuraavaan. Tässä kuvaan astuvat Point Groupin asiantuntemus ja tiedonhallintaan liittyvät ratkaisut ja palvelut.
Jukka Kivelä
Projektipäällikkö
jukka.kivela@assetpoint.fi
Assetpoint Oy tarjoaa ratkaisut infra- ja kiinteistöomaisuuden pitkäaikaiseen tiedonhallintaan.