Puhumme Civilpointilla jatkuvasti tiedonhallinnan roolista infrahankkeissa. Miksi se on niin tärkeää? Mitä asioita tulee ottaa huomioon, jotta vältetään kaaos?
Hyvien ohjelmistojen lisäksi rakennushankkeen tiedonhallintaan tarvitaan alusta alkaen selkeät prosessit ja ohjeistukset. Minkälaista aineistoa mallipalvelimille kannattaa viedä ja miten? Hyödyttääkö kyseinen lähtötieto suunnittelua? Pitäisikö puolen kaupungin kokoista pistepilviaineistoa leikata? Tietomallipalvelin Trimble Quadriin on helppo viedä erilaisia aineistoja, mutta on tärkeää miettiä, miten kyseinen aineisto palvelee hankkeen suunnittelua.
Tarpeeton aineisto kuormittaa järjestelmää, ja lopulta voidaan olla siinä pisteessä, että jo yksinkertainen tietomallin avaaminen tai sulkeminen vie liikaa aikaa. Jos hankeorganisaatio ei panosta tiedonhallinnan määrittelyyn, suunnittelijoilla kuluu päivittäin työaikaa turhaan tiedon etsintään ja odotteluun.
Iso käytännön haaste on myös se, mistä löytyy relevantti aineisto ja kuka siitä vastaa. Entä kuinka paljon järjestelmän koko potentiaalista jää käyttämättä, jos parhaat käytännöt puuttuvat? Trimble Quadrissa voidaan esimerkiksi osallistaa tilaajat mukaan ja tehdä kommentointia ilman paperitulosteita. Hyvällä prosessilla kaikki kommentit sidosryhmiltä saadaan suoraan malliin, ja työmaalla voidaan tutkia, miksi asiat on päätetty tehdä kyseisellä tavalla.
4 askelta toimivaan tiedonhallinnan prosessiin
Osaoptimoinnin sijaan hankkeissa tulisi määritellä tiedonhallintaan liittyvät asiat heti alkuvaiheessa ja tehdä selkeät ohjeet. Näin estetään ongelmia syntymästä. Kun prosessi on mietitty, ympäristö pysyy tehokkaana ja teknisesti hyvässä kunnossa, kaikki toimijat löytävät helposti tarvitsemansa aineiston ja tiedossa on yhteiset käytännöt, mitä viedään ja minne.
Hyvässä toimintatavassa tilaajalle tuotettava aineisto määritellään etukäteen, ja suunnittelijoilla on kirkkaana mielessä mitä toimitetaan. Lopputuloksena on sujuvampi suunnittelu-rakennusprosessi: hankkeessa tehdään oikeita asioita ja tilaajalle toimitetaan tarvittava aineisto. Tällä vältetään viime hetken paniikit ja se, että luovutusaineistoa joudutaan jalostamaan juuri ennen määräaikaa.
Kun autamme asiakkaitamme hankkeiden tiedonhallinnassa, lähdemme liikkeelle neljästä pointista:
- Tiedonhallinnan suunnitelma ja prosessi. Nämä laaditaan, ennen kuin hanke alkaa. Tiedonhallintasuunnitelma vastaa kysymykseen, miten tiedonhallintaa tehdään.
- Luovutusaineiston määrittely. Alusta alkaen pidetään kirkkaana mielessä, mikä on tarvittava luovutusaineisto. Suunnittelija voi tässä kohtaa myös haastaa tilaajaa: ei tarvitse edellyttää jotain vain, koska aina on tehty niin. Mietitään, mikä on relevanttia ja järkevää: luovutusaineiston tulisi ohjata suunnittelua koko ajan.
- Vieminen käytäntöön. Tässä vaiheessa varmistetaan, että kaikki osapuolet, jotka tuovat aineistoa hankkeeseen, ovat kartalla mitä tehdään ja mikä on relevanttia. Teemme asiakkaalle ohjeistuksen, miten lähtötietomallit tuodaan ja mitä toimintatapoja tulee välttää. Voimme myös pitää koulutuksia ja tarkistaa aineistoa. Pidämme huolta, että kaikki osaavat tehdä aineistolle laadunvarmistusta.
- Jatkuvat tarkistukset. Työn kuluessa aineistoa tutkitaan säännöllisesti ja tehdään korjaavia toimenpiteitä. Voimme tehdä jatkuvaa seurantaa, validoida aineistoa, kehittää prosessia ja antaa vinkkejä matkan varrella. Lopputuloksena aineisto palvelee myöhempiä hankevaiheita ja on tehokkaasti käytettävissä rakentamisessa ja ylläpidossa.
Civilpointilla autamme erikokoisia hankkeita tiedonhallinnan määrittelyssä ja käytännön tekemisessä. Ota yhteyttä niin kerromme lisää!