Blogi: Perinteiset tiedonhallintamenetelmät aiheuttavat hukkaa suunnittelutyössä

Tiedonhallinta on paljon muutakin kuin pelkkää tiedostojen tallentamista ja etsimistä. Suurin haaste on pirstaloitunut tiedonhallinnan kokonaisuus, joka aiheuttaa tiedon jäsentymättömyyttä.

Mitä tiedonhallinta ylipäätään tarkoittaa rakennushankkeissa? Kaikki varmasti ajattelevat ensimmäisenä, että se on tiedostojen hallintaa. Tiedonhallintaan kuuluu kuitenkin paljon muutakin, kuten kommunikointi, tiedon siirtely ja hyväksyntäprosessit.

Kirjoitin viime vuonna diplomityön pilvipohjaisten alustojen hyödyntämisestä rakennushankkeiden suunnittelussa. Haastattelin työhön kahtatoista eri rooleissa toimivaa henkilöä ja pyrin saamaan selville, mitä haasteita rakennusalan tiedonhallinnassa on.

Teoreettisesti käsittelin aihetta niin, että tiedolla on suunnittelussa neljä vaihetta: 1) siirtyminen, 2) odottelu, 3) suunnittelu ja uudelleensuunnittelu ja 4) tarkastus. Lähtökohtaisesti kaikki muut vaiheet paitsi suunnittelu ovat hukkatyötä. Tarkastus on toki pakko tehdä, mutta sekään ei lisää arvoa.

Tutkimuksen konkreettisin huomio oli se, että toiminta jakautuu karkeasti perinteisiin tiedonhallinnan menetelmiin ja uusiin, niin sanotusti pilvipohjaisiin menetelmiin. Tänä päivänä tavallisetkin projektipankit ovat lähtökohtaisesti pilvipohjaisia, mutta pilvipohjaisilla menetelmillä tarkoitan toimintaa, jossa tiedonhallinta ja sen prosessit on keskitetty yhdelle pilvialustalle. 

Sähköpostikäytännöt ovat yksi selkeimmistä hukan aiheuttajista

Hukkaa syntyy, kun käytetään perinteisiä tiedonhallinnan menetelmiä, jolloin aikaa kuluu tiedon etsimiseen ja odotteluun. Suunnittelijat joutuvat pahimmillaan päivittämään tietoa useaan järjestelmään kuten sähköpostiin, Teamsiin ja eri projektipankkeihin. Kun yksi päivittää tiedon neljään paikkaan, miten toinen tietää, mistä viimeisin tieto kannattaa hakea ja ovatko versiot ajan tasalla?

Sähköpostikäytäntöihin liittyy paljon ongelmia. Perinteisessä toimintatavassa suunnitelmia siirretään, kommentoidaan ja hyväksytään sähköpostiviesteillä. Tästä ei jää jälkeä muille kuin niille, jotka ovat viestiketjussa mukana. Jos jostain sovitaan, dokumentaatio on heikkoa ja siihen on mahdotonta palata vaikka puolen vuoden päästä.

Toinen haaste on yhdistelmämallien katselu, eli useiden suunnittelualojen mallien yhdistäminen samaan näkymään. Jos käytössä ei ole pilvipohjaista alustaa, sitä varten täytyy ladata erillinen ohjelma. Monesti vain tietomallikoordinaattori pystyy näkemään yhdistelmämallin ja joutuu raportoimaan siitä suunnittelijoille.

Osa diplomityöni haastateltavista oli käyttänyt myös uusia toimintatapoja. Silloin tilaaja tarjoaa hankkeeseen yhden pilvipohjaisen alustan, kuten esimerkiksi Autodesk Construction Cloudin. Alustalle tuodaan tiedostot samalla tavalla kuin perinteiseen projektipankkiin, mutta siellä voidaan myös tehdä hyväksyntöjä, tarkastella malleja ja versioita sekä kommentoida niitä suoraan alustalla.

Tavoitteena tulisi olla, että tiedonhallinnan keskiössä on vain yksi paikka, jonne tiedot päivitetään. Parhaassa tapauksessa useampi suunnittelija voi työstää pilven yli samaa mallia samaan aikaan, ja yhdistelmämallit ovat koko ajan kaikkien saatavilla. Myös projektipäällikkö ja tilaaja voivat nähdä tilanteen helposti ilman, että pitää ladata erillisiä raskaita ohjelmistoja.

Teknologian lisäksi tarvitaan toimintamallin muutos

Yksi haastateltava sanoi: ”Pilvipohjaiset alustat ja niiden ominaisuudet ovat vain mahdollistajia, mutta jotta niistä saadaan oikea hyöty irti, tulee prosessin olla sellainen että se ajaa hyödyntämään näitä ominaisuuksia.” Tämä kuvaa mielestäni todella hyvin sitä, miten prosessien pitää ohjata käyttämään oikeita toimintoja.

Haluan painottaa sitä, että mikään ohjelmistoratkaisu ei yksinään muuta mitään. Jos yrityksellä on perinteiset tiedonhallinnan menetelmät käytössä ja he siirtävät samat vanhat toimintatavat pilvialustalle, todennäköisesti se vain vaikeuttaa asioita. Alustat ovat teknologiaa, joka mahdollistaa tehokkaamman työskentelyn, mutta se vaatii myös toimintatapojen ja prosessien muuttamista. Tämä on juuri se, missä me pystymme auttamaan.

Olemme nyt alkuvuodesta lanseeraamassa uutta palvelua nimeltä Askeleet eteenpäin. Se on muutaman päivän mittainen selvitys, jossa autamme asiakasta saamaan käsityksen oman toimintaympäristönsä tiedonhallinnasta.  Kartoitamme tiedonhallinnan prosessit, haasteet ja käytössä olevat ratkaisut ja laadimme niiden pohjalta tiedonhallinnan kehityssuunnitelman.