Planproof otti M-Filesin käyttöön – ”Tuplaversioiden poisjääminen ja versiohistoria ovat tärkeä juttu”

Sähkö- ja automaatioalan suunnittelu- ja konsultointiyritys Planproof Oy otti alkuvuodesta 2022 käyttöön M-Files-järjestelmän yrityksen sisäiseen tiedonhallintaan. Planproof toimii infran, talonrakennuksen ja teollisuuden aloilla ja työllistää kymmenen henkilöä.  

– Toimintamme perustuu äärimmäisen hyvään tietotaitoon teknisissä asioissa. Menemme aina laatu edellä, ja siihen liittyy myös tiedostonhallinta sekä tietoturva, sanoo Planproof Oy:n toimitusjohtaja Jani Nikula.  

Planproof halusi yhtenäistää toimintatapoja, parantaa tietoturvaa ja hallita dokumenttien elinkaarta paremmin. M-Filesissä versionhallinta on helppoa, kun jokaisesta tiedostosta on aina ajantasainen versio käytössä.   

– Meille on tärkeää, että asiakas saa laadukkaat suunnitelmat ja dokumenttien uusimmat versiot. Halusimme kerätä projektidokumentit yhteen paikkaan, seurata tiedostojen versiohistoriaa ja päästä eroon siitä, että useampi henkilö voi muokata samaa dokumenttia yhtä aikaa.  

M-Files on metatietopohjainen järjestelmä, johon luodaan käyttöönottovaiheessa esimerkiksi organisaatiokohtaiset näkymät. Planproofilla käyttöönotto sujui ketterästi.   

– Arkance hoiti sen todella mallikkaasti, eikä meille oikeastaan jäänyt hirveästi duunia. Käyttöoikeuksiin voi tietysti tulla jotain hienosäätöä, ja mikäli muutoksia tulee, otamme Arkanceen yhteyttä.  

Tiedonhallinta on integroitu toiminnanohjausjärjestelmään  

Planproofilla M-Files on yhdistetty Koho-toiminnanohjausjärjestelmään. M-Filesiin avautuu automaattisesti uusia projekteja sitä mukaa, kun tilauksia tulee. Näin toiminnanohjausjärjestelmässä nimetyt vastuuhenkilöt näkevät omat projektinsa M-Filesissä.   

– M-Filesiin on luotu erilaisia rakenteita mihin mikäkin tieto menee. Esimerkiksi tekniset tiedostot näkyvät yhdessä näkymässä projektihenkilöille ja ostotilaukset toisessa näkymässä vain niitä käsitteleville. Sellainenkin ominaisuus on lisätty, josta näkee, onko dokumentti asiakkaalle lähetettävää vai omaan käyttöön, mikä helpottaa asiakirjojen toimittamista, Nikula sanoo.  

Kun suunnittelija ottaa piirustuksen muokattavaksi, M-Files varaa tiedoston vain hänen käyttöönsä. Ohjelmisto luo tiedostoista myös varmuuskopiot.   

– Tuplaversioiden poisjääminen ja versiohistoria ovat se tärkeä juttu, ja että pystymme vertailemaan muokkauksia eri versioiden välillä. Myös tiedostojen löydettävyys on todella hyvä verrattuna vanhaan, kun vain täyttää tarvittavat metatiedot. M-Filesin hyvä puoli on, että kaikki löytyy sieltä eikä kansioita tarvitse pläräillä.  

M-Files sopii myös pienempien yritysten tiedonhallintaan 

M-Files ei ole vain suurten organisaatioiden tiedonhallinnan työkalu, vaan sopii monen kokoisiin tarpeisiin.  

– Kyllähän tuo aika paljon eroaa siitä, mihin on normaalisti totuttu. Mutta kun kaikki on saatu hienosäädettyä, suosittelen tätä kyllä ehdottomasti muillekin pienemmille yrityksille. Siinä välttyy niin monelta virheeltä, Nikula toteaa.   

Jani Nikula kehuu hyvin sujunutta yhteistyötä Arkance Systems Finlandin kanssa.   

– Yhteistyö on toiminut kaikin puolin hyvin. Viestintä toimi loistavasti, ja saimme aina henkilön kiinni, kun tarvitsimme. Asiantuntemus oli myös ihan huipussaan tämän projektin osalta. Vili Sikiö oli kartalla, kun jotain piti muuttaa, ja keksi ongelmiin saman tien ratkaisut.   

Planproofilla on käytössä myös AutoCAD LT -suunnitteluohjelmisto, jonka lisenssit tullaan siirtämään Arkance Systems Finlandin hallintaan.  

– Mekin pyrimme rakentamaan nimenomaan kumppanuuksia eikä vain asiakkuuksia, ja sama pätee toiseen suuntaan. Mieluummin pyrimme siihen, että otamme yhdeltä luukulta kaiken. Kun lasku tulee yhdestä paikasta, pääsee helpolla.