Turvallista liikennettä ajantasaisen tiedon avulla – Fintraffic luottaa tiedonhallinnassa M-Filesiin

Fintraffic tarjoaa liikenteenohjauksen palveluita maanteillä, raiteilla, merellä ja ilmassa. Tärkein työväline liikenteen turvallisuuden ja sujuvuuden varmistamisessa on ajantasainen tieto.

Fintraffic on vuonna 2018 perustettu konserni, joka kokoaa yhden katon alle neljä liikennemuotoa: Fintraffic Raide Oy, Fintraffic Tie Oy, Fintraffic Meriliikenteenohjaus Oy ja Fintraffic Lennonvarmistus Oy. Liikenne- ja viestintäministeriön omistajaohjauksessa toimivalla konsernilla on yhteensä yli 1100 työntekijää Suomessa.

Kesällä 2021 Fintraffic lähti kilpailuttamaan toimittajaa M-Filesille. M-Files on metatietojen käyttöön perustuva tiedonhallintajärjestelmä, jonka avulla tietomassoja hallitaan sisällön perusteella perinteisen kansiorakenteen sijaan.

– Lennonvarmistuksella M-Files on ollut käytössä vuodesta 2015, joten historia oli sen verran pitkä, ettemme halunneet lähteä vaihtamaan järjestelmää, Fintrafficin palvelupäällikkö Heli Pirttiniemi kertoo.

Arkance Systems Finland Oy valittiin tarjouskilpailun perusteella käyttöönottoprojektin toimittajaksi. Projekti polkaistiin käyntiin juhannuksen tienoilla, ja viimeiset koulutukset pidetään alkuvuodesta 2022. Tämän jälkeen yhteistyötä jatketaan vielä neljä ja puoli vuotta ylläpito- ja tukipalveluiden merkeissä.

Tavoitteena yksi tiedonhallintaympäristö ja yhtenäiset toimintatavat

Fintrafficin tiedonhallinta koostuu kolmesta kokonaisuudesta: sopimushallinnasta, asianhallinnasta ja dokumenttienhallinnasta. Lennonvarmistus (ANS) oli käyttänyt M-Filesiä kaikissa jo aiemmin, mutta muilla yhtiöillä se oli ollut käytössä vain sopimushallinnassa.

– Pari vuotta sitten meillä oli siis lähtökohtaisesti viisi eri M-Files-ympäristöä. Totesimme, että nyt on aika yhdistää järjestelmiä, jotta saamme näkyvyyttä myös muiden yhtiöiden tietoihin. Haluamme, että kaikki tehdään sääntömuotoisesti, jotta tiedon löytäminen on helpompaa ja tiedon eheys pysyy samanlaisena yhtiöstä riippumatta, Heli Pirttiniemi toteaa.

Fintrafficille rakennettiin kolme yhteistä varastoa: asianhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Erilliset sopimushallintavarastot yhdistettiin ja yhtenäistettiin esimerkiksi metatietokorttien osalta. Datamigraatiossa varmistettiin, että tiedot ovat yhdenmukaisia.

Esimerkiksi lentoestelausuntoprosessi toimii sähköisesti M-Filesissä. Jos lentoaseman lähelle haluaa pystyttää vaikkapa sähkölinjan tai korkean nosturin, siitä tulee aina pyytää selvitys.

– Ennen työtä tehtiin eri sovelluksilla omilla työasemilla. Nyt kun lentoesteen pystyttäjä painaa nettisivuilla lomakkeen lähetä-painiketta, lomake muodostuu automaattisesti M-Filesiin lentoesteasiana, jota käsittelijät pystyvät suoraan työstämään, Pirttiniemi kertoo.

Helppoa ja mutkatonta yhteistyötä

Lopputuloksena koko Fintraffic-konsernilla on yhteinen ja yhtenäinen M-Files-toimintaympäristö. Heli Pirttiniemen mukaan käyttöönotto sujui laajuudesta huolimatta yllättävän kivuttomasti.

– Totta kai tällainen viiden yhtiön konserni tuo omat haasteensa mukanaan. Mutta vaikka oli pieniä kompasteluja, ei tullut mitään ylitsepääsemätöntä eteen. Teimme ihan loppumetreillä päätöksen, ettemme ottaneet kaikkia varastoja käyttöön samana päivänä. Se ehkä auttoi, että käyttöönotto sujui paljon helpommin.

Välillä tuli eteen tiukkojakin paikkoja, mutta hyvällä yhteistyöllä niistä päästiin eteenpäin.

– Yhteistyö Arkance Systemsin kanssa oli ihanan helppoa, vaivatonta ja mutkatonta. Heidän kanssaan pystyi rehellisesti ja avoimesti keskustelemaan sekä helpoista että vaikeista asioista. Asiat käsiteltiin asioina, ja kommunikointi oli todella sujuvaa alusta loppuun asti, Pirttiniemi sanoo.

Käyttöönottoprojektissa on ollut mukana laajasti Arkancen tiimiläisiä: Vili Sikiö ja Janne Mäki hoitivat datamigraation, Kim Ihalainen vastasi M-Filesin asennuksesta palvelinympäristöön, Joona Lehtinen veti koulutuksia käyttäjille, Pauli Hemminki toteutti ohjelmointityötä ja monia muita on ollut mukana auttamassa. Jatkuvan palvelun vaiheessa palvelupäällikkönä toimii Sanna Makkonen.

Yhteistyö saa kehuja myös Arkance Systems Finlandin liiketoimintajohtaja Jukka Kivelältä, joka toimi käyttöönoton projektipäällikkönä.

– Heli on erittäin ammattitaitoinen ja kantoi isoa roolia. Hän oli itsekin mukana kädet savessa tekemässä käytännön asioita. Tämä oli aika harvinainen asiakkaan ja toimittajan välinen yhteistyö, jopa ainutlaatuinen. Olimme samalla viivalla ja teimme hommia rinnakkain, Kivelä kehuu.

Fintrafficilla M-Filesiä käyttää koko organisaatio, joten potentiaalisia käyttäjiä on yli tuhat. Arkance Systems Finland on kouluttanut erikseen loppukäyttäjät ja organisaation kolme pääkäyttäjää.

– Olemme yhdessä Arkancen Vilin kanssa aina miettineet, miten pääkäyttäjäkoulutukset pidetään. Minulla on se tietotaito, että miten varastot toimivat ja mitä asioita meidän olisi hyvä osata, ja Vili osaa sitten opettaa myös kahdelle muulle pääkäyttäjälle samoja asioita. Toki pidämme myös sisäisiä koulutuksia loppukäyttäjille ihan konkreettisella tasolla, Heli Pirttiniemi kertoo.

Ajantasainen ja tarkistettu tieto turvaa liikenteen sujuvuuden

Erityistehtäväkonsernina Fintraffic turvaa yhteiskunnan välttämättömät liikenteenohjauspalvelut ja varmistaa toimintavarmuuden häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Tiedon tulee aina olla tarkastettua, hyväksyttyä ja versioitua. M-Filesin kaltainen monipuolinen järjestelmä onkin tässä avainasemassa.

– Tällaisessa organisaatiossa ei ole varaa tulkintoihin, ja hakemalla pitää saada täsmälleen oikea lopputulos. Dokumentin elinkaari pitää hallita taaksepäin, eli miten se on syntynyt, kuka sen on hyväksynyt ja milloin. Näin taataan, että liikenne on turvallista ja sujuvaa, Jukka Kivelä sanoo.

Erityisesti Lennonvarmistuksen toiminta on hyvin reguloitua ja auditointeja on paljon. Dokumentinhallintavarastossa onkin mukana laadunhallinta-alusta (QMS), jolla hoidetaan auditointeihin liittyviä asioita.

Tärkein syy M-Filesin käyttöön on Heli Pirttiniemen mukaan tiedon jakamisen helppous. M-Filesissä sijaitsevia dokumentteja voidaan käyttää myös muissa järjestelmissä, kuten Sharepointissa ja Teamsissa. Lisäksi M-Filesin käyttö on yhtä helppoa tietokoneella ja mobiilisti.

– Ei tarvitse enää etsiä, löytyykö dokumentti jonkun omalta työasemalta, työpöydän laatikosta vai jostain kassakaapista, vaan tiedämme että kaikki ovat samassa paikassa.